قد تبدو أوصاف الشحن بمثابة إجراء شكلي، لكنها في الواقع تلعب دورًا حيويًا في إيصال البضائع إلى وجهتها.
هنا، نستعرض كل ما تحتاج لمعرفته حول أوصاف الشحن وسبب أهميتها.
أوصاف الشحن: نظرة عامة
يعد توفير معلومات دقيقة طوال رحلة الشحن أمرًا محوريًا لعملية مبسطة. وهذا يعني أن كل وثيقة شحن يجب أن تكون واضحة وموجزة.
أحد الأمثلة على ذلك هو تفصيل نوع البضائع التي تقوم بشحنها بشكل صحيح ودقيق. يخبر وصف البضائع الخاص بك أي شخص يقرأه عن ماهية العناصر، وما هي مصنوعة منها وفيم يتم استخدامها. يظهر هذا الوصف في مستندات الشحن المهمة مثل بوليصة الشحن والفاتورة التجارية.
(لمزيد من المعلومات حول مستندات الشحن المهمة، اقرأ هذا ).
يحتوي وصف الشحن على المعلومات اللازمة لمعالجة وتسليم البضائع الخاصة بك، وإليك الطريقة. ما تقوم بتضمينه في وصف الشحن الخاص بك:
- يوفر للسلطات الجمركية كل ما تحتاجه للحصول على الضرائب والرسوم الصحيحة.
- يُستخدم للتحقق مما إذا كان من الممكن منح العناصر التي تشحنها إمكانية الوصول إلى البلد الذي تشحن إليه.
- إنه أمر مهم للغاية لأغراض التأمين في حالة تلف البضائع الخاصة بك أو فقدانها.
ما الذي يجب أن يتضمنه وصف الشحن الخاص بك؟
عند كتابة وصف الشحن لشحنتك، يجب عليك تضمين أكبر قدر ممكن من المعلومات بشكل معقول.
لتجميع وصف شامل للشحن، اسأل نفسك هذه الأسئلة:
- ما هي البضاعة؟ لا تكن غامضا. كل التفاصيل مهمة.
- ما هي السلع المصنوعة من؟ قم بإدراج المواد التي تدخل في المنتج النهائي.
- ما هي السلع المستخدمة ل؟
- هل هناك أي ميزات مميزة؟ يمكن أن يكون ذلك أسماء العلامات التجارية والشعارات وأرقام الطرازات والأشكال المحددة وما إلى ذلك.
- ما مدى ثقل البضائع؟
- ما هي أبعاد البضاعة؟
- كم هي قيمة البضائع؟
- أين يتم تسليم البضائع؟
وتذكر أنه يجب أن يكون واضحا . يمكن أن تؤدي الكتابة والأوصاف الملطخة التي تتضمن أرقامًا ورموزًا وأكوادًا غير ذات صلة أو ذات معنى إلى حدوث ارتباك في الجمارك وربما عمليات تفتيش وتأخير غير ضرورية.
كيفية كتابة وصف دقيق
دعنا نستعرض بعض الأمثلة حتى تحصل على فكرة أفضل عن الوصف الجيد للشحن.
لنفترض أنك تقوم بشحن مفكات البراغي. إن إدخال "المفكات" في منطقة وصف المنتج لا يؤدي إلى حساب دقيق لبضائعك. بدلا من ذلك، فكر في التفاصيل.
هل هي مفكات سداسية أم مسطحة الرأس أم توركس أم فيليبس؟ هل المقابض بألوان مختلفة؟ هل هي مفكات فردية أم عبوات؟
ثم قم بتجميع إجاباتك معًا لتكوين وصف مقبول مثل هذا:
"مجموعات مفكات سداسية مكونة من 7 قطع بمقابض سوداء في علب بلاستيكية شفافة".
ينطبق نفس المنطق على أي شيء تقوم بشحنه، بغض النظر عن حجم البضائع أو طبيعتها. لذا فإن "القمصان" غامضة جدًا، لكن "القمصان القطنية للسيدات الصفراء مع شعار الطائر الأحمر على الجانب الأيسر" جيدة. "الغسالات" = سيئة؛ لكن "غسالات إنديست البيضاء ذات التحميل الأمامي بسعة 8 كجم وسرعة 1400 دورة في الدقيقة، الأبعاد (سم) - الارتفاع 85 × العرض 59.5 × العمق 57.2" = رائعة.
لماذا تعتبر المعلومات الدقيقة مهمة؟
يعد تقديم وصف واضح وصادق لطبيعة البضائع ومواصفاتها جزءًا مهمًا من أي عملية شحن. بدون تقديم معلومات دقيقة حول شحناتك، فإنك تخاطر بنشوء المشكلات التالية.
التداعيات القانونية
بدون وصف دقيق لبضائعك، قد تواجه مشاكل قانونية خطيرة.
على سبيل المثال، يخضع نقل المواد الخطرة لثلاثة لوائح رئيسية، ويجب الإعلان عن البضائع وتعبئتها ووضع العلامات عليها وفقًا لتصنيفها. (اقرأ المزيد عن شحن البضائع الخطرة هنا ).
إذا فشلت في تصنيف البضائع الخطرة أو الخطرة بشكل صحيح، فإنك تخاطر بخرق اللوائح ويمكن أن تتعرض لغرامة أو محاكمة أو حتى عقوبة السجن.
تأخر التسليم
يعد التنقل في الإجراءات الجمركية أمرًا ضروريًا إذا كنت تقوم بشحن البضائع دوليًا، وقد تؤدي أوصاف الشحن غير الدقيقة إلى تأخيرات كبيرة في الجمارك. وذلك لأن وصف البضائع الخاصة بك يمكّن المسؤولين من تصنيف السلعة وتحديد الرسوم والضرائب والتحقق من القيود المحتملة على الاستيراد أو التصدير.
يمكن أن تتسبب أوصاف الشحن المكتوبة بشكل سيء، سواء كان عنوانًا غير صحيح أو وصفًا غامضًا للمنتج، في حدوث تأخيرات لأن الشحنات التي لا يمكن فحصها بشكل فعال بحثًا عن مخاطر أمنية من المحتمل أن يتم احتجازها حتى يتم فحصها بشكل مناسب.
رسوم إضافية
أحد التفاصيل التي تحتاج إلى تضمينها في وصف الشحن الخاص بك هو وزن البضائع الخاصة بك.
يمكن أن تؤدي تسجيلات الوزن غير الدقيقة إلى إعادة وزن الشحنة، ولا يؤدي هذا إلى إبطاء عملية النقل فحسب، بل يمكن أن يؤدي إلى رسوم إضافية إذا قل وزن حمولتك في المقام الأول. وذلك لأن الرسوم والضرائب يتم احتسابها مقابل الوزن الإجمالي وتصنيف البضائع.
البضائع المفقودة أو التالفة
في بعض الأحيان، تسوء الأمور أثناء عملية الشحن. سواء تعرضت شحنتك للتلف بسبب الربط غير المناسب، أو فقدت في البحر أثناء عاصفة مضطربة أو سُرقت في منتصف الرحلة، يمكن أن تساعدك الأوصاف الواضحة والدقيقة في العثور على بضائعك أو استعادتها.
مطالبات التأمين
قد تؤدي الأحداث غير المتوقعة إلى إفساد وصول الشحنات إلى المكان الذي يجب أن تصل إليه في الوقت المحدد أو عدم وصولها على الإطلاق. يحميك تأمين الشحن من الخسائر المالية عندما تسوء الأمور.
إن الوصف الدقيق والمفصل لشحنتك يمكّن مقدمي التأمين من توفير التغطية ضد فقدان البضائع وتلفها وسرقتها أثناء النقل. تختلف التغطية بين مقدمي الخدمة، ولكن يجب أن تغطيك بوليصة التأمين على البضائع أيضًا تكاليف الشحن المتأخرة وعدم التسليم من قبل شركة النقل، فضلاً عن الكوارث الطبيعية والقوة القاهرة.
أوصاف الشحن مملة ولكنها مهمة!
الدقة مهمة عند كتابة أوصاف الشحن الخاصة بك.
بدلاً من التفكير في وصف الشحنة كاقتراح غامض لما هو موجود في شحنتك، أعد تعريفه على أنه المعلومات التي ستقدمها إذا كنت بحاجة إلى تعقب حمولتك. لأنه بينما تصل الغالبية العظمى من الشحنات إلى وجهتها بأمان، فأنت لا تريد المخاطرة!
هل تحتاج إلى مساعدة في تحديد المعلومات المهمة التي يجب تضمينها في وصف الشحنة؟ الألفية يمكن أن تساعد! تخلص من التوتر واتصل .