قد تبدو وثائق الشحن وكأنها متاهة من النماذج والمصطلحات، ولكن الحصول عليها بشكل صحيح هو المفتاح لضمان وصول البضائع الخاصة بك إلى وجهتها - بأمان وبشكل قانوني وفي الوقت المحدد.
حتى لو كنت تقوم بتسليم الشحن الخاص بك إلى خبراء مثلنا، فستكون هناك جوانب تحتاج إلى معرفتها. إن فهم جميع الوثائق المطلوبة يبقيك على اطلاع دائم بالعملية اللوجستية، مما يمكن أن يساعدك في التخطيط والجدولة.
في هذه المدونة، سنتناول المستندات الأساسية، وأخطاء التوثيق الأكثر شيوعًا وكيف يمكنك ضمان مرور شحناتك عبر الجمارك دون أي عوائق.
الأشخاص الرئيسيون في هذه العملية
دعونا نعود إلى الأساسيات لمدة دقيقة. عند نقل البضائع من A إلى B، هناك ثلاثة أدوار رئيسية... ولكن من هو؟
الشاحن أو المرسل أو المصدر
بكل بساطة، الشاحن هو الذي يرسل البضائع. يقومون بإعداد البضائع للنقل وترتيب النقل نفسه، إما عن طريق الاتصال بالناقلين أنفسهم أو من خلال وكيل الشحن.
المرسل إليه، أو المتلقي
يتلقى المرسل إليه البضاعة. قد يكون المرسل إليه هو المشتري، ولكن ليس دائمًا. بعد الحصول فعليًا على الشحنة في وجهتها، يقوم المرسل إليه بفحص الشحنة للتأكد من أن البضائع موجودة وصحيحة ويوقع على إيصالات التسليم.
وكيل الشحن
وكلاء الشحن هم خبراء الشحن الذين يديرون تعقيدات نقل البضائع. إنهم يختارون وينظمون أفضل مجموعات الطرق والناقلات، ويتفاوضون على الأسعار، ويغطيون توحيد الشحنات، ويتتبعون الشحنات ويتعاملون مع الوثائق حتى تتمكن الشركات من التركيز على العمليات الأساسية.
ستكون هناك حاجة إلى مستندات مختلفة في مراحل مختلفة من عملية الشحن، مما يجعل كل شخص رئيسي مسؤولاً عن بعض الجوانب.
وثائق الشحن الهامة (ومن المسؤول عنها)
لقد قمنا بتغطية من هو. بعد ذلك، سنقوم بمراجعة المستندات الأساسية المطلوبة على طول الطريق وقائمة المهام التي توجد بها هذه المستندات.
الشاحن (المصدر)
الشاحن هو المسؤول عن…
- إعداد وتقديم فاتورة تجارية . يغطي هذا المستند ما يتم شحنه وقيمة البضائع، بالإضافة إلى المعلومات المستخدمة لحساب قيمة الرسوم والضرائب التي تحتاج إلى الدفع.
- إنشاء قائمة التعبئة . توفر قائمة التعبئة مزيدًا من التفاصيل حول محتويات كل عبوة أو منصة نقالة أو حاوية.
- تقديم شهادة المنشأ إذا لزم الأمر. تعلن COIs عن مكان تصنيع أو إنتاج البضائع، مما يساعد على تحديد التعريفات الجمركية والرسوم. كما يقومون أيضًا بإبلاغ الجمارك بأن الشحنة متوافقة مع لوائح البلد المستورد.
- مستندات التصدير الإضافية ، مثل تراخيص أو تصاريح التصدير. يعتمد ما هو مطلوب على قواعد وأنظمة بلد الوجهة ونوع البضائع المرسلة.
المرسل إليه (المستورد)
يحتاج الفرد أو الشركة التي تتلقى البضائع إلى وجهتها إلى تغطية جميع مستندات الاستيراد إذا كانت ذلك مطلوبًا بموجب اللوائح الجمركية في بلدهم. قد تشمل هذه…
- رخصة استيراد . هذه وثيقة رسمية تسمح للمرسل إليه باستيراد بضائع معينة إلى الدولة.
- وثائق الامتثال التنظيمي ، مثل الشهادات أو نتائج الاختبار، حسب نوع البضائع. وهذا يضمن أن البضائع متوافقة مع اللوائح المحلية.
- وثائق تسجيل المنتج ، إذا لزم الأمر، لأشياء مثل المواد الكيميائية والإلكترونيات.
وكيل الشحن (هذا نحن في شركة Millennium Cargo)
يقوم وكلاء الشحن بتغطية جزء كبير من الأعمال الورقية المهمة حتى لا تضطر إلى القيام بذلك. الوثائق التي نحن مسؤولون عنها تشمل:
بوليصة الشحن
عادة ما يكون وكيل الشحن هو الذي يصدر بوليصة الشحن أو BoL. هذه هي وثيقة الشحن القانونية الأكثر أهمية وتعمل بمثابة عقد بين جميع الأطراف. يمكنك قراءة المزيد عن BoLs في هذه المدونة .
البيانات الجمركية
ومن مهمتنا أيضًا إعداد وتقديم البيانات الجمركية لكل من الاستيراد والتصدير، والتأكد من امتثال الشحنات لجميع اللوائح ذات الصلة لكلا البلدين.
خطاب الاعتماد (خطاب الاعتماد)
يضمن هذا المستند المالي الدفع للمصدر أو البائع. لا أحد يريد أن يخطئ في هذا! يتم إصدارها من قبل البنك نيابة عن المشتري أو المستورد، ونساعدك على فهم الوثيقة وإدارتها للتأكد من أن معاملتك آمنة.
وثائق أخرى
قد يساعد وكلاء الشحن مثل Millennium أيضًا في الحصول على مستندات أخرى مثل شهادات التأمين أو شهادات الفحص.
ملاحظة هامة: على الرغم من أن هذه إرشادات عامة، إلا أن المسؤول عن كل مستند قد يختلف وفقًا لمصطلحات التجارة الدولية. تحدد مصطلحات التجارة الدولية المهام والمخاطر والتكاليف للمشترين والبائعين في معاملة الشحن ويمكن العثور عليها في BoL. تعرف على المزيد حول مصطلحات التجارة الدولية هنا .
المستندات الخاصة بأنواع محددة من الشحنات
سوف تتطلب بعض الشحنات وثائق إضافية.
بضائع خطيرة
الوثائق المتخصصة، بما في ذلك أوراق بيانات سلامة المواد (MSDS) وإعلانات البضائع الخطرة، مطلوبة للمواد الخطرة. وهذا يضمن إمكانية التعامل مع البضائع ونقلها بأمان.
الشحنات التي يتم التحكم في درجة حرارتها
ستحتاج إلى سجلات درجات الحرارة ومستندات أخرى للسلع القابلة للتلف. يجب أن تبقى البضائع القابلة للتلف في درجة الحرارة المثلى أثناء النقل لتجنب الفساد.
المتطلبات الجمركية الخاصة
بعض البلدان لديها متطلبات محددة لبعض السلع. على سبيل المثال…
- إذا كنت تقوم بشحن نباتات أو منتجات زراعية، فمن المحتمل أن تحتاج إلى شهادة صحة نباتية لإثبات خلوها من الآفات والأمراض.
- غالبًا ما تكون شهادات الإنتاج مطلوبة لشحن البضائع التي يجب أن تستوفي معايير محددة أو تدابير مراقبة الجودة. من الأدوية والمنتجات الطبية إلى ألعاب الأطفال، هناك العديد من الأنواع المختلفة.
أهم شيء يجب أن تتذكره هو أن الدول المختلفة لديها قواعد مختلفة، لذلك من المهم أن تعرف ما تحتاجه.
الأخطاء الشائعة في توثيق الشحن وكيفية تجنبها
يمكن أن يؤدي ارتكاب الأخطاء في وثائق الشحن إلى حدوث تأخيرات كبيرة وعدم رضا العملاء. فيما يلي المشكلات الأكثر شيوعًا وكيف يمكنك الحفاظ على سير كل شيء بسلاسة…
معلومات غير دقيقة
يمكن أن تتسبب المعلومات غير الدقيقة في تأخير الجمارك، ورفض الشحنة، والغرامات، والعقوبات، ومشكلات الامتثال، ومشاكل التأمين، وبطبيعة الحال، تأخير التسليم.
ومن الضروري التحقق جيدًا من جميع التفاصيل، بما في ذلك أوصاف المنتج وكمياته وقيمه.
المستندات المفقودة
عواقب فقدان الأوراق عالية - التأخير الجمركي مرهق والعقوبات باهظة الثمن!
يعد التخطيط أمرًا ضروريًا للتأكد من أن الجميع يعرفون ما يتحملون مسؤوليته وأن كل مستند يتم إعداده وتقديمه في المرحلة المناسبة من عملية الشحن.
التقديم المتأخر
يمكن أن يؤدي التقديم المتأخر إلى تعطيل عملية الشحن وتكبد تكاليف إضافية.
أوه، يبدو أن تجهيز كل شيء يتطلب الكثير من العمل، أليس كذلك؟ ولهذا السبب تعتمد العديد من شركات الشحن على وكلاء الشحن للمساعدة.
هل حصلت على التعامل مع وثائق الشحن؟
التوثيق الدقيق وفي الوقت المناسب يجعل الإبحار سلسًا في شحن البضائع. إن القيام بذلك بشكل صحيح يعني تجنب التكاليف الإضافية والتأخيرات المخيفة التي قد تكلفك الوقت والمال.
شركة ميلينيوم للشحن هم خبراء في وثائق الشحن! هل تحتاج إلى مساعدتنا في إدارة عملية الشحن؟ أعطنا الصراخ اليوم.