إن تأخيرات الشحن أمر محبط ومكلف، لكن الخبر السار هو أن العديد منها يمكن تجنبه.
لكن لماذا تحدث التأخيرات؟ ما الذي قد يحدث خطأً في الشحنة؟ وكيف يمكن التغلب على أي مشاكل قد تنشأ؟
دعونا نتعمق في الأسباب الأكثر شيوعًا لتأخر التسليم وما يمكنك فعله لمنعها.
الأحداث العالمية
من الأوبئة إلى الكوارث الطبيعية، يمكن للأحداث العالمية أن تعرقل عمليات شحن البضائع بشكل كبير. حتى حدث محلي كإغلاق ميناء قد تكون له عواقب واسعة النطاق، مثل تراكم كبير للبضائع يبطئ حركة الشحن على مستوى العالم.
لننظر إلى مثال حديث. في مارس 2024، انهار جسر رئيسي في ميناء بالتيمور. قد لا يبدو هذا حدثًا عالميًا، لكن الميناء يُعدّ من أكثر الموانئ ازدحامًا في الولايات المتحدة الأمريكية. علقت نحو اثنتي عشرة سفينة شحن داخل الميناء عاجزة عن المغادرة، واضطرت سفن أخرى إلى تغيير مسارها لتجنب الميناء الذي أصبح غير صالح للاستخدام.
أدى انهيار الجسر إلى تأخير فوري في حركة البضائع العالمية وازدحام في الموانئ البديلة. وتسبب تحويل مسار السفن إلى موانئ أخرى، بالإضافة إلى تأخير الشحنات نفسها، في مشاكل لوجستية لشركات الشحن وارتفاع في التكاليف.
وتشمل الأحداث الجارية الأخرى سلسلة الهجمات على البحر الأحمر، والتي من المتوقع أن تستمر حتى عام 2025. وتؤدي الهجمات على السفن التي تعبر البحر الأحمر إلى انخفاض حركة المرور عبر قناة السويس بشكل كبير، حيث تختار شركات الشحن إضافة أكثر من أسبوع إلى وقت رحلتها لضمان بقاء بضائعها سليمة.
كيفية التخطيط المسبق
إليكم بعض الطرق لتجنب التأخير الشائع في الشحن الناتج عن الأحداث العالمية.
- ركز على المرونة. بدلاً من محاولة السيطرة على ما يحدث، وهو أمر مستحيل، ركز على قدرتك على التكيف بسرعة مع الأحداث التي قد تحدث.
- نوّع الموردين. لا تضع كل بيضك في سلة واحدة جغرافياً.
- التواصل أساسي. لا تستهن بفوائد التواصل الجيد مع وكيل الشحن. يجب أن يُطلعك على آخر المستجدات، حتى إذا تعطلت شحنتك، تكون على دراية بما يجري وتستطيع إدارة أعمالك وفقًا لذلك.
تأخيرات في سلسلة التوريد
قد تتضمن سلاسل التوريد جوانب عديدة، وكل جانب منها يمثل نقطة ضعف محتملة. فمن تراكم الطلبات إلى ازدحام الموانئ، يمكن أن تؤدي مشاكل سلاسل التوريد إلى تأخيرات خطيرة.
إليك بعض الأمثلة على المشاكل التي قد تواجهها..
قد تشهد الموانئ التي تستقبل كميات شحن تفوق المتوقع ازدحاماً شديداً. وقد يعود ذلك أيضاً إلى عدم كفاية البنية التحتية ونقص العمالة. ويؤدي الازدحام إلى إطالة فترة انتظار السفن لتفريغ حمولتها، مما يتسبب في تأخيرات.
يمكن أن تؤدي الوثائق غير الصحيحة أو غير المكتملة، بالإضافة إلى انخفاض عدد الموظفين، إلى حدوث تأخيرات في الجمارك.
ضع في اعتبارك أمورًا مثل التخزين، والاضطرابات في روابط النقل، وسلاسل التوريد المعقدة، وسترى كيف ينشأ تأثير الدومينو، وبسرعة.
كيفية التخطيط المسبق
إليك ثلاث طرق يمكنك من خلالها الاستعداد لتعطل سلسلة التوريد لتجنب التأخيرات..
- قم بتوزيع المخزون. ضع في اعتبارك تخزين المخزون عبر مستودعات أو مراكز تلبية طلبات متعددة.
- مستويات المخزون الاحتياطي. خطط مسبقاً واحسب مخزون الأمان، تحسباً لأي طارئ.
- العلاقات مع الموردين. عزز العلاقات الوثيقة مع العديد من الموردين لزيادة المرونة أثناء حالات النقص.
عطل ميكانيكي
أحيانًا، لا يكون للبشر أي علاقة بالمشكلة، بل تكون ميكانيكية. أعطال السفن والطائرات والقطارات والشاحنات ليست بالأمر النادر. حتى مشكلة بسيطة في مركبة أو سفينة واحدة قد تتفاقم لتؤدي إلى تأخير كبير.
كيفية التخطيط المسبق
إذن، ما الذي يمكنك فعله للاستعداد للأعطال الميكانيكية؟
- الأمر يعتمد على معارفك، أو على الأقل على معارف وكيل الشحن الذي تتعامل معه! من الأفضل التعامل مع وكيل شحن يمتلك شبكة واسعة، مثل شركة ميلينيوم، حتى تتمكن من تغيير شركة الشحن إذا لزم الأمر.
- التواصل أمر بالغ الأهمية. يتيح لك التتبع الفوري والتحديثات المنتظمة من وكيل الشحن إدارة جانبك من الأمور.
الطقس القاسي
قد لا يحدث ذلك كثيراً، لكن الظواهر الجوية المتطرفة قادرة على إحداث اضطرابات في حركة الشحن، وقد حدث ذلك بالفعل. ولا يقتصر الأمر على العواصف الثلجية والعواصف فحسب؛ بل إن الحرارة الشديدة قد تتسبب في ذوبان الأسفلت أو اشتعال حرائق الغابات التي تُعطّل شبكات النقل.
كيفية التخطيط المسبق
دعونا نلقي نظرة على كيفية مواجهة مشاكل الطقس وتجنب التأخير.
- استخدم أدوات التنبؤ. استفد من أدوات التنبؤ الذكية لمراقبة الأحوال الجوية.
- خطط لمسارات بديلة. استعن بشركة شحن موثوقة قادرة على تخطيط مسارات بديلة في حال حدوث اضطرابات جوية.
- احصل على تأمين! يمكن لتأمين الشحن أن يعوض الخسائر المحتملة الناجمة عن تأخيرات الطقس.
أوراق خاطئة
هناك العديد من أنواع المستندات المطلوبة خلال عملية الشحن. لضمان وصول شحنتك إلى وجهتها في الوقت المحدد، يجب عليك التأكد من تقديم الصحيحة ، بل وخالية من أي أخطاء.
رقم واحد خاطئ وقد تضيع شحنتك بأكملها.
تشمل الأخطاء الشائعة في أوراق الشحن ما يلي:
- قائمة التعبئة مفقودة
- فئة الشحن غير الصحيحة
- معلومات خاطئة في بوليصة الشحن
- عنوان التسليم أو معلومات الاتصال غير صحيحة
- وزن/عدد منصات نقالة خاطئ
- وصف المنتج مفقود
- قيمة غير صحيحة أو مفقودة
- عدم دقة في تقديم الطلبات في وجهة الوصول أو المنشأ
كيفية تجنب
تُسبب تأخيرات الشحن تكاليف باهظة. إليك كيفية تجنب المستندات الخاطئة.
- استخدم الأتمتة. فالعمليات الرقمية وحزم البرامج تقلل من الأخطاء البشرية.
- تأكد من أن عملية وضع العلامات واضحة.
- تعاون مع وكيل شحن ذي سمعة طيبة. فخبرة وكيل الشحن تقلل من عبء إنجاز كل شيء على أكمل وجه.
تجنب تأخيرات الشحن، وخفض التكاليف، وحافظ على رضا العملاء
قد تتسبب التأخيرات في استياء العملاء، والإضرار بالسمعة، وخسائر مالية للشركات. بعض التأخيرات لا مفر منها، ولكن هذه النصائح ستساعدك على إدارة التأخيرات التي يمكن تجنبها.
هل تبحث عن وكيل شحن ودود ومتاح دائماً عبر الهاتف؟ تواصل مع شركة ميلينيوم لمعرفة كيف يمكننا مساعدتك اليوم.